Optimierter Abmeldeprozess dank process.science
Komplexe Vorgänge wie die des Abmeldeprozesses für Fahrzeugflotten erfordern optimale abgestimmte Vorgehensweisen.
Die Ausgangssituation
Als Kroschke Gruppe sind wir einer der größten deutschen Dienstleister im Bereich der Kfz-Zulassung. Zu den von uns angebotenen Services gehören nicht nur die Registrierung von Fahrzeugen im Auftrage Dritter, sondern auch die Außerbetriebsetzung größerer Fahrzeugvolumina, wie beispielsweise für Leasingunternehmen oder Firmen mit großen Fuhrparks. Diesen komplexen Prozess in einem sehr dynamischen Umfeld effizient umzusetzen, ist eine große Herausforderung. Er erfordert die Koordination mehrerer Servicecenter und verschiedener Prozessschritte, deren Überwachung sich bislang sehr aufwändig gestaltete. Diese Komplexität konnte in der Vergangenheit bisweilen zu verlängerten Durchlauf- und Wartezeiten führen.
Der Weg zur Prozessverbesserung
Um den Kfz-Abmeldeprozess zu optimieren, entschied sich Kroschke für die detaillierte Visualisierung aller Prozessschritte durch Process Mining. Die hierdurch gewonnene Klarheit wurde genutzt, um mit allen Prozessbeteiligten transparent zu diskutieren. In der Folge optimierte Kroschke sukzessive die einzelnen Teilschritte einer Fahrzeug-Außerbetriebsetzung, um den Gesamtprozess effizienter zu gestalten.
Der erzielte Erfolg
Dank dieser Optimierungen stieg die Erfüllungsrate unseres Service-Levels signifikant an. Die Durchlaufzeiten der Fahrzeugabmeldungen verbesserten sich enorm und die Abschlussquote der Vorgänge innerhalb des vorgesehenen Zeitraums lag bei nahezu 100%.
Ein Schlüsselinstrument dafür ist der Einsatz des process.science Process Analyzers, der uns zu jedem Zeitpunkt Transparenz über die Prozessabläufe und -abweichungen verschafft. Eine wichtige Erkenntnis ist, dass die Ursachen für Verzögerungen sowohl in suboptimalen internen Prozessen als auch bei den Kunden liegen können. Mit dieser Erkenntnis haben wir im ersten Schritt die Erfüllung unserer SLAs gezielt optimiert und unmittelbar eine schnelle Verbesserung umgesetzt.
Durch die prozessverbessernden Maßnahmen wurden die Durchlaufzeiten der Kfz-Abmeldeprozesse um 14 % optimiert. Neben diesem Erfolg hat die Zusammenarbeit weiteres Verbesserungspotenzial aufgedeckt, das wir in den kommenden Monaten mit der Lösung von process.science ausschöpfen werden.
Next Steps
Als nächstes werden wir den process.science Root-Cause-Analyzer einsetzen, um noch tiefere Einblicke in die Ursachen bestehender Prozessverzögerungen zu gewinnen.
Fazit
Die klare Visualisierung und die transparente Kommunikation der Prozessschritte haben es uns ermöglicht, den Abmeldeprozess bereits in der Implementierungsphase erheblich zu verbessern und weiteres Optimierungspotenzial aufzuzeigen. Die gestiegene Erfüllungsrate der Service Level und die signifikante Reduktion der Durchlaufzeiten belegen den Erfolg der Maßnahmen mit process.science. Diese Erfolge tragen dazu bei, unseren Kundenservice weiter zu perfektionieren.
Mehr dazu unter https://www.process-science.com/de