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Die Coronapandemie aus Sicht der Personalabteilung

Eins ist klar: Niemand von uns war auf eine derartige Situation vorbereitet. Kann man bei zwei Jahren eigentlich noch von „Situation“ reden? Aber das ist ein anderes Thema. Natürlich haben auch wir bei Kroschke ein umfassendes Notfall-, Risiko-, Krisen- und Business Continuitymanagement, in dessen Rahmen auch der Umgang mit höherer Gewalt, also einer Pandemie, geregelt wird. Aber zugegebenermaßen waren diese Inhalte bis Anfang des Jahres 2020 doch eher rein theoretischer Natur und die Eintrittswahrscheinlichkeit fernab von unserem Vorstellungsvermögen. Und dann kam alles anders und wir mussten und wollten schnellstmöglich die Theorie in Praxis umsetzen.

 

Was haben wir also konkret gemacht?

Das Wichtigste war es, uns zu fokussieren. Fokussieren auf ein paar Kernfragen: Welche Maßnahmen sind zu ergreifen, um die Gesundheit unserer Kolleg*innen bestmöglich zu schützen und natürlich auch das operative Geschäft, unsere wirtschaftliche Grundlage, bestmöglich aufrecht zu erhalten. Eine der ersten Maßnahmen war es daher, klare Ansprechpartner und Zuständigkeiten zu etablieren, sowie in eine regelmäßige und transparente Kommunikation einzutreten.

So bildeten wir aus dem Management ein vierköpfiges Pandemieteam. In diesem Gremium beraten wir seit Beginn der Pandemie mindestens einmal (und in den Hochphasen zwei Mal) die Woche über alle relevanten Themen, potentielle Maßnahmen und vergeben Aufgaben. Hierüber informierten wir ebenfalls im wöchentlichen Turnus unsere Kolleg*innen. Übrigens kommunizieren wir auch, wenn es „keine Neuigkeiten“ gibt. Gesonderte Kommunikation nahmen wir mit allen Führungskräften auf, klärten auf, berieten und unterstützten. Gerade in der ersten Coronawelle war unser operatives Geschäft so stark betroffen, dass wir Kurzarbeit anmelden mussten -die Zulassungsämter waren zum größten Teil geschlossen und das hatte natürlich direkten Einfluss auf uns. Hier also galt es erstmal die Voraussetzungen der Kurzarbeit zu prüfen und umzusetzen: Zustimmung der Mitarbeiter einholen, wieviel weniger Arbeit haben die „Verwaltungsfunktionen“, wenn wie viele Zulassungsstellen geschlossen sei, Umprogrammieren des Gehaltsabrechnungssystems, Anmeldung bei der Bundesagentur für Arbeit, neue Einsatzpläne schreiben und erwähnte ich es schon: aufklären, aufklären, aufklären, kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren. Und glaubt mir, das ist nur die Kurzform. 

Parallel galt es gemeinsam mit unserem Arbeitssicherheitsexperten unser umfangreiches Hygienekonzept zu entwickeln: So entstanden unter anderem unsere 12 Selbstverständlichkeiten. Zudem mussten erstmal alle Mitarbeiter, deren Tätigkeit dafür geeignet ist, für das Arbeiten von zu Hause technisch ausgestattet werden. Unsere IT hat einen sensationellen Job gemacht und alle Kolleg*innen (deren Arbeit von zu Hause aus ausgeübt werden kann) in Nanosekunden zu Hause arbeitsfähig gemacht. Sei es über einen virtuellen Desktop am privaten PC oder kurzfristige Ausstattung mit einem Laptop.

 

Virtuelle Führung

Damit aber entstand natürlich die nächste Herausforderung: Wie halten wir bestmöglich miteinander Kontakt und tauschen uns regelmäßig aus? Wie schaffen wir es, dass keiner bei der Arbeit von zu Hause aus vereinsamt? Wie schaffen wir es, dass wir nicht alle im Schlafanzug den ganzen Tag vor dem Rechner sitzen, ohne uns zu bewegen, frische Luft zu schnappen und Pausen zu machen. Also sendeten wir regelmäßige Gesundheitstipps an die Kolleg*innen, die zu Hause arbeiteten. Unsere Führungskräfte unterstützten wir mit Ideen, Maßnahmen zur Thema „Führen auf Distanz“ und virtuelles Teambuilding. Und da jede Medaille zwei Seiten hat, durften wir uns bei entspannterer Pandemielage damit beschäftigen, wie wir alle wieder ins Büro locken.

 

Recruiting zu Pandemiezeiten

Auch bei der Mitarbeitergewinnung mussten wir uns mit bisher nie dagewesenen Fragen beschäftigen. Wie können wir neue Mitarbeiter gewinnen, ohne sie persönlich kennenzulernen und dann auch noch virtuell einarbeiten, wenn das Team nicht vor Ort arbeiten kann? Wie halten wir bei der Einarbeitung in der Filiale oder im Zulassungsdienst bei der Einarbeitung genug Abstand?

 

Welche Regelungen gelten denn überhaupt für uns?

Eine der größten Herausforderungen aber war es, den Überblick über die geltenden Coronaregelungen nicht zu verlieren. Nicht nur stellt jedes Bundesland seine eigene Coronaschutzverordnung auf, nein, jeder Kreis legt eigene Maßnahmen und Auslegungen fest. Und das alles fließt -das heißt es ändert sich gefühlt täglich. Selbst wenn es aber mal bundeseinheitliche Regelungen gab, lieferten diese nicht immer die notwendige Klarheit. So beschäftigten wir uns mit Prüfungen, Diskussionen, Auslegungen und Interpretationen zum Thema Testpflicht, Zulässigkeit der Erfragung des Impfstatus und schlussendlich mit der Umsetzung der 3G Pflicht am Arbeitsplatz. Bei 500 Servicestandorten bundesweit eine spannende Angelegenheit: Wem zeigt denn ein ungeimpfter Mitarbeitender den negativen Testnachweis, wenn er/sie regelmäßig allein in der Filiale arbeitet? Was machen wir, wenn kein Testzentrum in der Nähe ist?

 

Und nun?

Eigentlich müsste sich ja „das Personalerherz“ erfreuen, denn wie ihr eben in Auszügen gelesen habt, bespielten wir im Rahmen der Pandemie die gesamte Klaviatur der Personalarbeit. Aber wenn die Coronasprechstunden in unserem normalen Arbeitsalltag überhandnehmen, hält sich die Freude ehrlich gesagt in Grenzen, außer man möchte nun doch Medizin studieren. Vielleicht mache ich das noch, denn eins ist klar: Wenn die Pandemie vorbei ist, habe ich wieder richtig viel Zeit für tolle neue Themen.

Eins bleibt als (Zwischen)fazit festzuhalten: Im Vergleich mit anderen Unternehmen sind wir trotz aller Umstände mit unserer Coronapolitik richtig gut gefahren. Und warum? Weil wir nicht nur reagieren, sondern aktiv agieren! Das ist unglaublich kräftezehrend, aber es hilft, dass wir alle an einem Strang ziehen bei Kroschke. Danke dafür.

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 Johanna Keyl

 Bereichsleiterin Personal & Recht/Syndikusanwältin

 

 

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